Apakah ruang arsip di kantor Anda sudah mulai penuh sesak? Atau mungkin, Anda pernah menghabiskan waktu berjam-jam hanya untuk mencari satu lembar Peraturan Daerah (Perda) tahun lama yang terselip entah di mana?
Jika iya, Anda tidak sendirian.
Bagi Bagian Hukum di Sekretariat Daerah maupun DPRD, pengelolaan produk hukum daerah adalah jantung dari tertib administrasi pemerintahan. Namun sayangnya, banyak instansi yang masih mengandalkan metode konvensional. Akibatnya, alih-alih menjadi aset informasi yang rapi, dokumen hukum justru sering menjadi sumber masalah yang menghambat kinerja birokrasi.
Mari kita bedah 5 masalah klasik yang paling sering bikin pusing dan bagaimana cara mengatasinya.
1. Arsip Fisik yang Memakan Tempat dan Berantakan
Masalah pertama dan paling kasat mata adalah tumpukan kertas. Setiap tahun, produk hukum baru diterbitkan. Tanpa sistem digital, pengelolaan produk hukum daerah secara manual berarti Anda harus menyediakan ruang fisik yang terus bertambah.
Lemari arsip penuh, gudang berdebu, dan tumpukan map yang tidak terorganisir bukan hanya tidak sedap dipandang, tapi juga membuat suasana kerja menjadi tidak nyaman dan tidak efisien.
2. “Mencari Jarum di Tumpukan Jerami” (Pencarian Lambat)
Bayangkan Kepala Bagian atau Anggota Dewan mendadak membutuhkan referensi SK Bupati dari 5 tahun lalu untuk rapat penting dalam 10 menit. Jika sistem Anda masih manual, ini adalah mimpi buruk.
Staf harus membongkar arsip satu per satu. Risiko human error sangat tinggi, dan seringkali dokumen yang dicari tidak ketemu tepat waktu. Padahal, kecepatan akses informasi adalah kunci dari pelayanan publik yang prima.
3. Risiko Dokumen Rusak atau Hilang Permanen
Kertas adalah media yang rentan. Banjir, kebakaran, rayap, atau sekadar lapuk dimakan usia adalah ancaman nyata bagi arsip fisik Anda.
Jika pengelolaan produk hukum daerah tidak memiliki backup digital, satu bencana kecil bisa berarti hilangnya sejarah hukum daerah selamanya. Hal ini tentu bertentangan dengan prinsip kearsipan yang baik seperti yang ditekankan oleh [Eksternal Link 1: Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)].
4. Simpang Siur Versi Dokumen (Mana yang Terbaru?)
Dalam proses penyusunan produk hukum, seringkali terjadi revisi berulang kali. Tanpa sistem manajemen dokumen yang terpusat, sering terjadi kebingungan: “Mana draf yang final? Versi 1 atau Versi 2?”
Kesalahan menggunakan draf yang belum final bisa berakibat fatal secara hukum. Sistem manual sulit melacak riwayat perubahan (version control) ini secara akurat.
5. Rendahnya Transparansi ke Masyarakat
Masyarakat berhak tahu aturan yang berlaku di daerahnya. Namun, jika dokumen hukum hanya tersimpan di lemari kantor, bagaimana publik bisa mengaksesnya?
Kurangnya aksesibilitas ini seringkali memicu ketidakpercayaan publik atau ketidaktahuan masyarakat terhadap aturan baru. Padahal, transparansi adalah salah satu indikator utama E-Government yang sukses.
Solusi: Beralih ke JDIH Digital
Kabar baiknya, semua masalah di atas memiliki satu solusi ampuh: Digitalisasi.
Dengan beralih ke sistem Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum (JDIH) yang terintegrasi, pengelolaan produk hukum daerah berubah total. Dari tumpukan kertas menjadi database digital, dari pencarian berjam-jam menjadi hitungan detik.
Pemerintah Pusat melalui juga terus mendorong integrasi data hukum daerah ke pusat agar tercipta satu data hukum nasional.
Apakah instansi Anda siap meninggalkan cara lama yang ribet?
Kami di Seven Media Technology memiliki pengalaman mendampingi berbagai pemerintah daerah, seperti JDIH Produk Hukum Provinsi Jawa Tengah, untuk mentransformasi sistem hukum mereka. Aplikasi JDIH kami dirancang khusus untuk menjawab 5 masalah di atas dengan fitur pencarian canggih, keamanan data, dan kemudahan akses publik.
Jangan biarkan birokrasi Anda terhambat oleh tumpukan kertas.Hubungi Tim SMT sekarang untuk konsultasi gratis mengenai solusi JDIH terbaik bagi daerah Anda.